Jak efektywnie zarządzać czasem?

Korzystaj z kalendarza lub plannera

Niezwykle pomocnym narzędziem w zarządzaniu czasem jest kalendarz bądź planner. Zapisywanie najważniejszych planowanych wydarzeń oraz jasno sporządzona lista rzeczy do zrobienia mogą znacząco zwiększyć Twoją produktywność. Co więcej, pomogą Ci one zarządzać każdym dniem w taki sposób, abyś znalazł w nim również chwilę na odpoczynek i czas dla siebie. Możesz wybrać tradycyjny kalendarz papierowy – dla wielu zdecydowanie niezastąpiony – oraz ten zainstalowany w smartfonie. Oprócz kalendarza, warto używać również samoprzylepnych kolorowych karteczek lub mobilnej aplikacji do odhaczania wykonanych zadań. Dobrym pomysłem jest także ustawianie w telefonie przypomnień o najważniejszych wydarzeniach. Będziesz mieć wówczas pewność, że nie zapomnisz o nich w wirze innych obowiązków.

Efektywne zarządzanie czasem - najpierw zadania priorytetowe

Zabierając się za pracę lub inne obowiązki, zacznij od najbardziej priorytetowych zadań, a te mniej istotne pozostaw na koniec. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że nie zabraknie Ci czasu na najważniejsze wyzwania danego dnia. Dobrze, jeśli należą one również do tych najtrudniejszych – im szybciej się z nimi uwiniesz, tym szybciej będziesz mógł przejść do tych przyjemniejszych. Nawet, jeśli nie zdążysz ich już wykonać, będziesz mieć poczucie dobrego i produktywnego wykorzystania czasu. To, że nie zrobisz wszystkiego, nie oznacza, że źle nim zarządzasz. Takie dni również się zdarzają – jeśli nie są nagminne, nie są niczym złym! Wykonując swoje obowiązki, zawsze wspomagaj się zegarem. Świetnym rozwiązaniem może okazać się dostępny w sklepie Fabryka Form model od Guzzini z kukułką, która swoim świergotem obwieści Ci kolejną godzinę!

Ustal przedziały godzinowe dla konkretnych zajęć

Samo sporządzenie listy „to do” może nie wystarczyć – ważne jest również określenie odpowiednich przedziałów czasowych dla poszczególnych zadań. Jeśli z góry zaplanujesz sobie na daną rzecz konkretną ilość minut lub godzin, będziesz znacznie bardziej zmotywowany, a czas nie będzie mijał, podczas gdy Ty będziesz przewijał strony internetowe.

Sporządzając listę „to do” na każdy dzień, nie zapomnij zawrzeć w niej również niezbędnych przerw – jeśli nie wpiszesz ich w swój harmonogram wraz z konkretnym przedziałem czasowym, będą trwały zdecydowanie zbyt długo, a Ty będziesz kończył pracę później niż zamierzałeś. W tym przypadku bardzo pomocne mogą się okazać tradycyjne zegary ścienne, które jedynie pokażą upływ czasu, zamiast rozpraszać Cię dużą ilością bodźców, funkcji i kolorowych zdjęć.

Jeśli Twoje biuro lub pokój urządzone są w stylu minimalistycznym, postaw na dostępny w kilku wersjach kolorystycznych model Discreet od Karlsson lub na zegar Plug Inn marki NeXTime. Doskonale dopełnią one każde wnętrze i skutecznie ułatwią Ci zarządzanie czasem oraz pracą! Dzięki określonym ramom czasowym nie będziesz wybijał się z rytmu i szybciej odhaczysz wszystkie zadania z listy.

Pozbądź się rozpraszaczy, by efektywnie zarządzać czasem

Bardzo istotne w efektywnym zarządzaniu czasem jest pozbycie się wszelkich rozpraszaczy w momencie, w którym masz do zrobienia coś ważnego. Regularne sięganie po telefon i przeglądanie social mediów w trakcie pracy jedynie ją wydłuża – a przecież nikt nie chce spędzać za biurkiem całego dnia. Rozpraszacze w postaci urządzeń elektronicznych, telewizji czy rozmów telefonicznych mogą pochłonąć zdecydowanie za dużo Twojego czasu, który przeznaczony był na wykonanie obowiązków. W pobliżu stanowiska pracy warto więc umieścić zegar ścienny – ten nie będzie zachęcał Cię do surfowania po Internecie, tak jak robi to smartfon! Wyłączając telefon i odkładając go na bok, szybko zauważysz różnicę w efektywności oraz tempie wykonywania kolejnych zadań, a tym samym – zyskasz więcej czasu wolnego.

Unikaj „multitaskingu”

Jeżeli zależy Ci na takim zarządzaniu czasem, aby codziennie mieć dla siebie choć jedną wolną godzinę, pamiętaj o jednym – multitasking, czyli wielozadaniowość, wcale nie jest dobry. Wykonując zaplanowane obowiązki, skup się wyłącznie na jednym, konkretnym zadaniu. Nie zaczynaj w tym samym czasie kilku kolejnych, nawet jeśli myślisz, że w ten sposób szybciej zakończysz pracę – nic bardziej mylnego. To jedynie złudne wrażenie, że jesteś bliżej celu – jeśli nie skupisz się na jednym, wszystkie obowiązki zostaną wykonane mniej starannie, a finalnie i tak będziesz je poprawiał, tracąc tym samym kolejne godziny.

Staraj się od początku poświęcić całą swoją uwagę jednej rzeczy, a na pewno będziesz znacznie bardziej zadowolony z efektu końcowego i zaoszczędzisz sporo czasu. Podczas pracy spoglądaj jedynie na powieszony w pobliżu odmierzacz czasu – w dopełnieniu obowiązków mogą pomóc Ci zegary na ścianę marki Lemnos, wyjątkowo stylowe i czytelne.

Zorganizuj swoje stanowisko pracy

Efektywne zarządzanie czasem zależy również od otoczenia, w którym pracujesz i wykonujesz pozostałe obowiązki. Jeżeli jest ono odpowiednio zorganizowane, praca idzie sprawniej, a Ty masz dzięki temu czas również na chwilę dla siebie. Nieporządek – zarówno na stanowisku pracy, jak również w dokumentach czy komputerowych plikach i folderach – znacznie zmniejsza produktywność. Staraj się więc zawsze siadać do biurka, na którym nie ma mnóstwa zbędnych przedmiotów i rozpraszaczy.

Oprócz potrzebnego sprzętu i dokumentów, postaw na nim jedynie zegarek stołowy i doniczkę z roślinką. W komputerze z kolei utwórz konkretne foldery i segreguj zgodnie z nimi wszystkie dokumenty – nie będziesz musiał tracić czasu na poszukiwanie potrzebnego pliku, przez co sama praca również zostanie wykonana wcześniej!

Unikaj prokrastynacji i wykorzystuj każdy moment

Prokrastynacja to prawdziwy wróg zorganizowania. Odkładanie ważnych czynności na później, unikanie ich i tworzenie wymówek, wcale nie sprawi, że będziesz miał więcej czasu. Wręcz przeciwnie, takie podejście powoduje, że z biegiem dni tego czasu jest coraz mniej – w pewnym momencie jesteśmy zmuszeni wykonać wszystkie odłożone zadania na raz. Bardzo często nie zdajemy sobie sprawy również z tego, że wolnego czasu mamy w ciągu każdego dnia znacznie więcej niż myślimy. Jak to możliwe? Przemieszczając się do pracy komunikacją miejską, niejednokrotnie „tracimy” co najmniej godzinę lub dwie dziennie, m.in. przeglądając media społecznościowe.

A gdyby tak wykorzystać ten moment na naukę języka czy przeczytanie mądrej książki?

Podobnie, stojąc w długiej kolejce do kasy czy na poczcie, możemy wysłuchać ciekawego podcastu bądź audiobooka! Każdy z nas jest w stanie znaleźć co najmniej jeden taki moment w ciągu dnia. Szukaj takich okazji i wykorzystuj je w mądry sposób, a już nigdy nie powiesz, że nie masz czasu na robienie tego, co sprawia Ci przyjemność!

Zarządzanie czasem może się wydawać trudne, jednak stosując się do kilku wymienionych wyżej rad, z pewnością szybko zauważysz, że jesteś bardziej produktywny. Przy pomocy zegarów dostępnych w ofercie firmy Fabryka Form, nauczysz się być maksymalnie zorganizowany i zyskasz w ciągu dnia więcej momentów na relaks!